Quase toda empresa diz que tem backup. Bem menos empresas conseguem responder a três perguntas simples: quando foi a última vez que alguém restaurou alguma coisa desse backup, quanto tempo levaria para voltar a trabalhar se o servidor parasse hoje, e quanto trabalho seria perdido. Se a resposta para qualquer uma delas é "não sei", o backup ainda não foi testado de verdade.
O que é a regra 3-2-1
É o ponto de partida mais usado para proteger dados:
- 3 cópias dos dados: a original e mais duas
- 2 tipos de mídia ou de ambiente diferentes, para que um mesmo defeito não leve tudo junto
- 1 cópia fora do local, longe do escritório, para sobreviver a incêndio, furto, enchente ou ataque que criptografa a rede inteira
A regra é simples. O problema está nos detalhes que fazem uma empresa achar que cumpre a regra quando não cumpre.
Os enganos mais comuns
Duas cópias no mesmo servidor não são duas cópias
Um HD de backup ligado no próprio servidor, ou uma pasta "backup" no mesmo disco, morre junto com o servidor. Se um ransomware criptografar a máquina, criptografa a cópia também.
Redundância não é backup
Discos espelhados (RAID) ou dois servidores replicando entre si protegem contra falha de hardware. Mas, se alguém apaga uma pasta ou um vírus corrompe os arquivos, o erro é replicado na hora para o outro lado. Redundância mantém o sistema no ar; backup permite voltar no tempo. São coisas diferentes, e a empresa precisa das duas.
"Está na nuvem, então está seguro"
Microsoft 365, Google Workspace e afins guardam os dados com alta disponibilidade, mas o arquivo apagado por engano, a caixa de e-mail de um ex-colaborador removida ou a pasta sobrescrita seguem as regras de retenção da plataforma, que podem não ser as que a empresa imagina. Nuvem também precisa de uma cópia independente.
Backup que ninguém testou
É o engano mais caro, porque só aparece no pior momento. Rotina que falha em silêncio há meses, cópia que vem corrompida, senha de criptografia que ninguém sabe onde está. Backup não testado é esperança, não proteção.
Antes da ferramenta: RTO e RPO
Escolher software de backup antes de responder duas perguntas é começar pelo fim:
- RTO (tempo de recuperação): quanto tempo a empresa aguenta ficar parada? Duas horas? Um dia? Uma semana?
- RPO (ponto de recuperação): quanto trabalho a empresa aceita perder? A última hora? O último dia?
Essas são decisões de negócio, não de TI. Um escritório que aceita perder um dia de trabalho precisa de uma estrutura muito diferente de uma indústria que não pode perder a última hora de produção. A TI desenha a solução a partir dessas respostas, e não o contrário.
Como fica uma rotina 3-2-1 bem feita
- Cópia local em equipamento separado do servidor, para restaurações rápidas do dia a dia
- Cópia fora do local, em nuvem ou em outra unidade, protegida contra exclusão e criptografia
- Cópia independente dos dados que já estão na nuvem (e-mail, arquivos, documentos compartilhados), com verificação periódica
- Retenção pensada: quantos dias, semanas e meses de histórico guardar
- Alerta quando falha, para que um backup parado não passe semanas sem ninguém perceber
- Teste de restauração periódico e registrado, de um arquivo, de um sistema e, de tempos em tempos, de um servidor inteiro
O teste de restauração, passo a passo
- Escolha o que restaurar: um arquivo antigo, uma pasta inteira, um sistema completo
- Restaure em ambiente isolado, sem sobrescrever o que está em produção
- Cronometre: o tempo real ficou dentro do RTO combinado?
- Confira a data da cópia: o dado perdido ficou dentro do RPO?
- Registre o resultado, inclusive o que deu errado, e corrija
Na primeira vez, quase sempre aparece alguma coisa: uma pasta que não estava no backup, uma senha que ninguém tinha, um tempo de restauração muito maior que o imaginado. É exatamente para isso que o teste existe.
O que fazer amanhã
- Pergunte a quem cuida da TI quando foi a última restauração de teste e peça o registro
- Confira se existe alguma cópia fora do escritório
- Converse com a gestão sobre quanto tempo parado e quanto dado perdido a empresa aguenta
- Verifique se e-mail e arquivos em nuvem têm cópia independente
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