Em muitas empresas, as senhas mais importantes estão numa planilha chamada "senhas.xlsx", num caderno na gaveta da recepção ou fixadas no grupo de WhatsApp da equipe. Funciona até o dia em que não funciona: o notebook é furtado, alguém encaminha a mensagem errada ou um colaborador sai da empresa sabendo o acesso de tudo.
Escritórios de advocacia e contabilidades têm um agravante: além das próprias senhas, guardam acessos de clientes em portais públicos e sistemas. Um vazamento ali não expõe só a empresa, expõe o cliente.
Os quatro problemas da senha solta
Ninguém sabe quem viu
Uma planilha compartilhada não registra quem abriu, quando, nem o que copiou. Se uma senha vazar, não há como saber por onde ela saiu.
A saída de um colaborador vira um problema
Quando alguém sai, a empresa precisa trocar todas as senhas que essa pessoa conhecia. Como ninguém sabe exatamente quais eram, ou se troca tudo (e para a operação), ou não se troca nada (e o risco fica).
Todo mundo vê tudo
A recepção não precisa da senha do banco. O estagiário não precisa da senha do servidor. Numa planilha, o acesso é tudo ou nada.
A senha fraca vence pelo cansaço
Quando a senha precisa ser lembrada ou digitada a partir de um papel, a tendência é usar a mesma em vários lugares, ou uma senha curta e previsível.
O que é um cofre de senhas corporativo
É um sistema próprio para guardar credenciais com criptografia, organizado por grupos de acesso. A pessoa entra com a conta dela, de preferência com autenticação em dois fatores, e vê apenas as coleções do seu setor. O cofre preenche a senha no navegador ou no celular, então ninguém precisa decorar nem copiar.
Na prática, isso resolve os quatro problemas:
- Cada acesso fica vinculado a uma pessoa, e não a uma planilha
- A saída de um colaborador se resolve removendo a conta dele do cofre e trocando só as senhas a que ele tinha acesso, porque a lista é conhecida
- Cada setor vê só o que precisa, com permissão de leitura ou de edição
- Senhas fortes e únicas passam a ser viáveis, porque ninguém precisa digitá-las
Como organizar a migração
1. Levante onde as senhas estão hoje
Planilhas, cadernos, navegadores, grupos de mensagem, anotações no celular. O levantamento costuma revelar senhas duplicadas, desatualizadas e acessos de serviços que ninguém usa mais.
2. Desenhe a estrutura antes de importar
Defina as coleções (por setor, por função ou por cliente) e quem acessa cada uma. Importar tudo numa pasta só e organizar depois raramente dá certo.
3. Faça a curadoria
Elimine duplicadas, confirme com cada setor o que ainda vale e aproveite para trocar as senhas fracas.
4. Proteja o próprio cofre
Ative autenticação em dois fatores para todos e defina quem são os administradores. O cofre passa a ser o lugar mais importante da empresa, e precisa ser tratado assim.
5. Crie o roteiro de entrada e saída
Quem entra recebe acesso às coleções do seu setor no primeiro dia. Quem sai perde o acesso no mesmo dia, e as senhas que ele conhecia entram numa lista de troca.
6. Apague a planilha
Parece óbvio, mas é o passo que mais fica para depois. Enquanto a planilha existir, o risco continua existindo.
O que fazer amanhã
- Descubra quantos lugares guardam senhas da empresa hoje
- Liste quais acessos de clientes a empresa guarda e onde
- Verifique se as senhas de quem saiu nos últimos meses foram trocadas
- Escolha um setor para começar e migre só ele primeiro
Precisa de ajuda?
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